Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist für die Convent Gesellschaft für Kongresse und Veranstaltungsmanagement mbH (nachfolgend Convent) oberstes Ziel. Dies gilt für unser Internet-Angebot ebenso wie für die anderen Dienstleistungen.

Hiermit informieren wie Sie, wie wir die Datenschutzbestimmungen in unserem Internet-Angebot umgesetzt haben.

 

1.      Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Convent Gesellschaft für Kongresse und Veranstaltungsmanagement mbH
Ein Unternehmen der ZEIT Verlagsgruppe
Senckenberganlage 10-12
60325 Frankfurt am Main
E-Mail: info(at)convent.de
Telefon: 069 / 79 40 95 25
Telefax: 069 / 79 40 95 44
Website: www.convent.de

 

Wir informieren Sie im Folgenden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung unserer Webseite.
Sollten Sie darüber hinaus Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit unserer Webseite oder den angebotenen Services haben, kontaktieren Sie bitte unseren Datenschutzbeauftragten.

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Rudolf Fiedler
DPP Data Protection GmbH
E-Mail: rudolf.fiedler(at)dataprotectionpartner.de

 

2.      Umfang, Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2.1 Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.
Folgende Daten („technische Informationen“) werden hierbei erhoben:

  1.  Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
  2. Das Betriebssystem des Nutzers
  3. Den Internet-Service-Provider des Nutzers
  4. Die IP-Adresse des Nutzers
  5. Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  6. Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
  7. Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.
Dabei verarbeiten wir diese technischen Informationen zu Zwecken der Netzwerksicherheit um z.B. Angriffe bekämpfen zu können, zu Zwecken des Marketings, um die Anforderungen unserer Nutzer besser verstehen zu können und zur Verbesserung unseres Webseitenangebots.
In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

2.2 Verwendung von Cookies

Unsere Webseite verwendet Session-Cookies. Bei Session-Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers erzeugt, jedoch nach Beendigung der jeweiligen Browser-Sitzung wieder gelöscht werden.

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten und auch die Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

2.3 Newsletter

Auf unserer Internetseite besteht die Möglichkeit einen kostenfreien Newsletter zu abonnieren. Dabei werden bei der Anmeldung zum Newsletter die Daten aus der Eingabemaske an uns übermittelt.

  1. Anrede
  2. Titel
  3. Vor- und Nachname
  4. Position
  5. ggf. Abteilung
  6. Unternehmen
  7. Unternehmensadresse
  8. E-Mail-Adresse
  9. ggf. thematisches Interessensgebiet

 

Zudem werden folgende Daten bei der Anmeldung erhoben:

  1. IP-Adresse des aufrufenden Rechners
  2. Datum und Uhrzeit der Registrierung

 

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgang Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Mit der Anmeldung zum Newsletter erklären Sie sich einverstanden, dass die Convent Gesellschaft für Kongresse und Veranstaltungsmanagement mbH Ihre (personenbezogenen) Daten zum angegebenen Zweck, z.B. zur geschäftlichen Kontaktaufnahme, zum Versand von Briefen oder E-Mails mit Informationen zu den Dienstleistungen und Produkten des Unternehmens bzw. für die Einladung zu Veranstaltungen etc., speichern und nutzen darf. Sie können jederzeit unter 069 / 79 40 95 25 oder info(at)convent.de Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten erhalten und der Nutzung mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

Die Erhebung der E-Mail-Adresse des Nutzers dient dazu, den Newsletter zuzustellen.

Die Erhebung sonstiger personenbezogener Daten im Rahmen des Anmeldevorgangs dient dazu, einen Missbrauch der Dienste oder der verwendeten E-Mail-Adresse zu verhindern.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zum Newsletters durch den Nutzer ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Der Newsletter-Versand erfolgt aufgrund von Anmeldung des Nutzers auf der Website und zum Zwecke von Einladungen zu unseren Veranstaltungen und anderer Dienstleistungen.

Rechtsgrundlage für den Versand des Newsletters infolge des Angebots von  Dienstleistungen ist § 7 Abs. 3 UWG.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die E-Mail-Adresse des Nutzers wird demnach solange gespeichert, wie das Abonnement des Newsletters aktiv ist. Ein Widerruf der Einwilligung der Speicherung der während des Anmeldevorgangs erhobenen personenbezogenen Daten ist jederzeit möglich.

Das Abonnement des Newsletters kann durch den betroffenen Nutzer jederzeit gekündigt werden. Zu diesem Zweck findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link.

2.4 Registrierung

Auf unserer Internetseite bieten wir Nutzern die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert. Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:

  1. Titel
  2. Vor- und Nachname
  3. Position
  4. Unternehmen
  5. Abteilung
  6. Adresse des Unternehmens
  7. E-Mail-Adresse
  8. Telefonnummer
  9. Faxnummer

 

Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird eine Einwilligung des Nutzers zur Verarbeitung dieser Daten eingeholt.

Des Weiteren erklären Sie sich mit dem Absenden des Anmeldeformulars mit der Veröffentlichung von Filmaufnahmen und Fotografien Ihrer Person im Rahmen der Veranstaltung einverstanden.

Convent nutzt die bei Ihrer Anmeldung erhobenen Angaben für die Durchführung unserer Veranstaltungsleistungen. Wir informieren unsere Teilnehmerinnen und Teilnehmer außerdem per E-Mail über weitere Veranstaltungen und Aktionen von Convent und der ZEIT.

Sofern Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, für die wir Ihnen im Nachgang Konferenzunterlagen zur Verfügung stellen, erhalten Sie die Präsentationen der von Ihnen besuchten Themenforen bei Interesse wenige Tage nach der Konferenz per E-Mail von den Ausrichtern der von Ihnen besuchten Foren. Hierfür müssen Sie beim Verlassen des Themenforums am Ausgang Ihr Namensschild einscannen lassen.

Sofern Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, für die wir Ihnen eine Event-App zur Verfügung stellen haben Sie die Möglichkeit, die Präsentationen in der jeweiligen Event-App herunterzuladen. In beiden Fällen werden Ihre personenbezogenen Daten nur in diesem Zusammenhang von Convent an die Ausrichter der einzelnen Themenforen weitergegeben.

Ihre personenbezogenen Daten werden in diesem Zusammenhang von Convent an die Ausrichter der einzelnen Themenforen weitergegeben.

Bei speziellen Veranstaltungsformaten (z.B. ZEIT Wirtschaftsforum und Deutsches Wirtschaftsforum) wird eine Teilnehmerliste im gedruckten Tagungsguide veröffentlicht.
Mit Ihrer Anmeldung zur jeweiligen Veranstaltung erklären Sie sich mit einer Veröffentlichung personenbezogener Daten (Titel, Vor- und Nachname, Position, Unternehmen, Ort) einverstanden.

Bei einem Großteil der Veranstaltungsformate wird Vorfeld und im Nachgang der Veranstaltung eine Projektdokumentation inklusive Teilnehmerliste mit personenbezogenen Daten (Titel, Vor- und Nachname, Position, Unternehmen, Ort) an die an der jeweiligen Veranstaltung beteiligten Partnerunternehmen übermittelt.
Mit Ihrer Anmeldung zur jeweiligen Veranstaltung erklären Sie sich mit einer Übermittlung personenbezogener Daten (Titel, Vor- und Nachname, Position, Unternehmen, Ort) an unsere Partnerunternehmen einverstanden.

Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Werbezwecke selbstverständlich jederzeit gegenüber der Convent Gesellschaft für Kongresse und Veranstaltungsmanagement mbH, Senckenberganlage 10-12, 60325 Frankfurt am Main, unter info@convent.de oder telefonisch unter 069 / 79 40 95 65 widersprechen.

Als Teilnehmer der Veranstaltung erhalten Sie kostenfrei ein 6-monatiges Digital-Abo der ZEIT (inkl. E-Paper). Das Abonnement endet automatisch nach einem halben Jahr. Sie erhalten die Zugangsinformationen zum Digital-Abo mit Ihrer Teilnahmebestätigung per E-Mail. Sie können jederzeit widersprechen.

Eine Registrierung des Nutzers ist zur Erfüllung eines Vertrages mit dem Nutzer oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Die erhobenen Daten sind für die Durchführung unserer Veranstaltungsleistungen erforderlich und berechtigen Sie zu deren Zutritt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Dient die Registrierung der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Als Nutzer haben sie jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern lassen.

Bitte senden Sie in diesem Fall eine E-Mail an info(at)convent.de mit der Bitte um Löschung Ihrer Daten.

Sind die Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, ist eine vorzeitige Löschung der Daten nur möglich, soweit nicht vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen.

2.5 Tracking Tools

Auf unserer Webseite verwenden wir folgende Tracking- und Webseitenanalysewerkzeuge: Google Analytics

Zweck ist die Effizienzsteigerung unserer Webseite und des Direktmarketings. Diese Tools werden von Drittanbietern betrieben und erfordern die Weitergabe von Daten über die Webseitenbesucher.

Rechtsgrundlage für den Einsatz der Webseitenanalyse ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

2.6 Social Media Plugins

Auf unserer Webseite verwenden wir folgende Social-Media-Plugins:

  • Youtube

 

Die grundsätzliche Bereitstellung der Plugins auf unserer Webseite ergibt sich aus unserem berechtigten Interesse für Marketingzwecke aus Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

 

3.      Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. In diesem Fall sind unsere berechtigten Interessen neben den oben aufgeführten Zwecken:

  • Schutz des Unternehmens vor materiellen oder immateriellen Schäden
  • Die Professionalisierung unserer Produkte und Dienstleistungen

 

Weiterhin verarbeiten wir personenbezogene Daten, um handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen.

Für gesetzlich vorgeschriebene oder vertragliche Anforderungen haben wir in den Eingabemasken auf unserer Webseite die jeweiligen Eingabefelder gekennzeichnet, die von Ihnen zwingend auszufüllen sind, damit wir den von Ihnen gewünschten Service erbringen können.

 

4.        Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt oder nicht mehr erforderlich ist. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfristen können von drei bis zu dreißig Jahren vorliegen).

Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.

Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahren.

Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

 

5.        Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Um Ihnen unsere Produkte und Dienstleistungen auf Grundlage unserer vertraglichen Verpflichtungen oder unserer berechtigten Interessen anbieten zu können, besteht die Möglichkeit, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben.

Dabei handelt es sich um folgende Unternehmen:

  • ZEIT Verlagsgruppe und ihre Tochterunternehmen
  • Partner-Unternehmen unserer Veranstaltungen

 

Weiterhin sind wir ggfs. gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten deutschen und internationalen Behörden zur Verfügung zu stellen. Rechtsgrundlage hierfür ist der Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit lokalen und internationalen Regularien und Abkommen.

 

6.        Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

 Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

 

7.        Rechte der betroffenen Person

Für unser Unternehmen ist es ein wichtiges Anliegen, unsere Prozesse zur Verarbeitung personenbezogener Daten transparent zu gestalten. Daher weisen wir darauf hin, dass Sie neben dem Widerspruchsrecht weitere Rechte bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen ausüben können:

  • Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
  • Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
  • Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach Art. 17 DSGVO
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
  • Recht auf Unterrichtung nach Art. 19 DSGVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
  • (keine) automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 21 DSGVO

 

Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich per E-Mail an datenschutz(at)convent.de wenden.

Um Ihren Antrag bearbeiten zu können sowie zu Identifizierungszwecken, weisen wir darauf hin, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO verarbeiten.

 

8.        Einwilligung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. In einigen Fällen sind wir trotz des Widerrufs dazu berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten auf einer anderen Rechtsgrundlage (zur Erfüllung eines Vertrages) weiter zu verarbeiten.

 

9.        Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die zuständige Aufsichtsbehörde:

Der Hessische Datenschutzbeauftragte
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
poststelle(at)datenschutz.hessen.de

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

 

10.        Urheberrecht

Alle Inhalte (Texte, Grafiken und Videos) und Strukturen dieser Website sind urheber- und leistungsschutzrechtlich geschützt. Die Veröffentlichung im World Wide Web oder in sonstigen Diensten des Internet bedeutet noch keine Einverständniserklärung für eine anderweitige Nutzung durch Dritte. Jede vom deutschen Urheberrecht nicht zugelassene Verwertung bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung der Convent Gesellschaft für Kongresse und Veranstaltungsmanagement mbH.

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